Aby wysłać fakturę ustrukturyzowaną do KSeF, nie trzeba wykonywać wielu skomplikowanych czynności. Po prostu, gdy dokument zostanie już wystawiony w Twoim systemie do fakturowania (np. w programie zintegrowanym z KSeF), wybierasz opcję „Wyślij do KSeF”. W tym momencie program automatycznie przekształca fakturę do wymaganego formatu XML i przesyła ją przez specjalny interfejs komunikacyjny (API) do systemu Ministerstwa Finansów.
Po dotarciu do KSeF faktura przechodzi automatyczną weryfikację – system sprawdza poprawność danych, podpisu i struktury pliku. Jeśli wszystko się zgadza, KSeF przyjmuje fakturę, nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF) i odsyła tzw. UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To właśnie ten moment jest kluczowy, bo od tej chwili faktura uzyskuje status wystawionej w sensie prawnym.
Jak podkreśla Ministerstwo Finansów w dokumencie „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0”, faktura „uzyskuje status wystawionej w momencie nadania numeru KSeF”. Oznacza to, że dopiero po zaakceptowaniu dokumentu przez system i nadaniu numeru KSeF jest on uznawany za obowiązujący w rozliczeniach podatkowych (wyjątkiem jest KSeF w trybie offline24, czy w trybie awaryjnym).
