Certyfikat KSeF to jedna z metod uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur. Służy on do potwierdzania tożsamości podatnika lub osoby uprawnionej podczas pracy z KSeF.
Najważniejsze zastosowania certyfikatu KSeF:
- uwierzytelnianie w systemie KSeF (logowanie i komunikacja z API),
- wystawianie faktur w trybach szczególnych, czyli:
- offline24,
- offline – niedostępność systemu,
- tryb awaryjny KSeF,
- oznaczanie faktury specjalnym kodem, który pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy przy fakturach wystawianych poza bieżącym połączeniem z KSeF.
Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego użycie przy fakturach offline będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.
Docelowo certyfikat KSeF zastąpi tokeny – od 1 stycznia 2027 r. będzie to jedyna forma technicznego uwierzytelniania w KSeF.
O certyfikat można wystąpić od 1 listopada 2025 r. – w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) oraz od lutego 2026 r. – również przez API KSeF 2.0 oraz Aplikację Podatnika KSeF 2.0
Certyfikat mogą uzyskać:
- osoby fizyczne:
- zgłoszone wcześniej w ZAW-FA,
- posiadające uprawnienia właścicielskie w KSeF,
- podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki):
- posiadające uprawnienia właścicielskie,
- uwierzytelniające się pieczęcią kwalifikowaną.
W niektórych przypadkach (np. stare uprawnienia z KSeF 1.0) konieczne będzie ponowne nadanie uprawnień w MCU, a dopiero potem złożenie wniosku o certyfikat.
Aby uzyskać certyfikat KSeF należy wykonać następujące kroki:
- Zaloguj się (uwierzytelnij) w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona:
- Profil Zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
- Przejdź do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
- Złóż wniosek o wydanie certyfikatu KSeF – dane muszą być zgodne z danymi osoby/podmiotu uwierzytelnionego w KSeF.
- Po pozytywnym przetworzeniu certyfikat zostanie wydany i udostępniony do pobrania.
Osoba lub podmiot uwierzytelniony certyfikatem KSeF może również wnioskować o kolejne certyfikaty.
Jakie są typy certyfikatów KSeF?
Oto jakie są typy certyfikatów KSeF:
Certyfikat KSeF typu 1 – uwierzytelnienie
- służy do logowania i pracy w KSeF (API, sesje interaktywne i wsadowe),
- system bierze pod uwagę uprawnienia przypisane do NIP i/lub PESEL zapisanych w certyfikacie.
Certyfikat KSeF typu 2 – offline
- obowiązkowy do wystawiania faktur offline,
- pozwala potwierdzić tożsamość osoby fizycznej lub identyfikację podmiotu (np. spółki).
Certyfikaty obu typów są wydawane oddzielnie – nie da się uzyskać jednego certyfikatu „do wszystkiego”.
