Aby nadać uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur pracownikowi lub księgowemu, należy najpierw zalogować się do systemu KSeF lub do e-Urzędu Skarbowego, który umożliwia zarządzanie dostępami. Po zalogowaniu trzeba przejść do zakładki „Zarządzanie uprawnieniami”, gdzie dostępne są wszystkie funkcje związane z udzielaniem, zmianą i odbieraniem praw do konta firmowego.
W tym miejscu wpisuje się dane osoby, której chcemy przyznać dostęp – może to być NIP w przypadku firmy lub numer PESEL, jeśli chodzi o osobę fizyczną. Następnie należy określić, jaki ma być zakres przyznanych uprawnień. System pozwala wskazać, czy dana osoba będzie mogła wystawiać faktury w imieniu przedsiębiorcy, pobierać dokumenty z KSeF, czy też zarządzać dalszymi uprawnieniami i nadawać je innym użytkownikom.
Gdy zakres dostępu zostanie wybrany, trzeba zatwierdzić całą operację podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, co stanowi potwierdzenie tożsamości i autoryzację zmiany. Po zapisaniu ustawień pracownik lub księgowa uzyskuje dostęp do konta firmowego w KSeF i może wykonywać określone czynności zgodnie z przyznanym zakresem. W każdej chwili przedsiębiorca może takie uprawnienia zmienić, ograniczyć lub całkowicie cofnąć, co pozwala na pełną kontrolę nad tym, kto ma wgląd i możliwość działania w systemie.
