W obrocie gospodarczym przewija się kilka dokumentów dotyczących sprzedaży, płatności i rozliczeń. Jednym z nich jest faktura proforma, która bywa mylona z klasyczną fakturą VAT. Choć nazwy są podobne, oba dokumenty pełnią odmienne funkcje i wywołują różne skutki prawne oraz podatkowe. Jeżeli zastanawiasz się, czym jest faktura proforma, kiedy należy ją stosować i czym różni się od faktury VAT, ten artykuł rozwieje wszystkie Twoje wątpliwości.
Czym jest faktura proforma i dlaczego przedsiębiorcy tak często ją stosują?
Faktura proforma to dokument przedstawiający warunki planowanej sprzedaży jeszcze przed jej ostatecznym sfinalizowaniem. Taka faktura informuje klienta o cenie, zakresie zamówienia oraz kwocie, jaką należy uiścić. W ten sposób klient otrzymuje wycenę zamówienia i może przygotować się na płatność jeszcze przed dostawą produktu lub wykonaniem usługi. Przedsiębiorcy często wykorzystują pro formy jako wygodny sposób potwierdzenia warunków współpracy.
Faktura pro forma a fakturą VAT – czym różni się ten dokument?
Najczęściej pojawiające się pytanie dotyczy relacji między dokumentami. Wiele osób zastanawia się, czym różni się faktura pro forma a fakturą VAT. Podstawowa różnica polega na tym, że faktura VAT dokumentuje rzeczywistą sprzedaż, natomiast faktura pro forma jedynie ją zapowiada.
Choć faktura pro forma zawiera dane podobne do tych, które posiada faktura VAT, nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych. Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani konieczności wykazania należnego podatku VAT. A zatem różnica między proformą a fakturą VAT tkwi na skutkach prawnych. Pro forma a fakturą VAT nie mogą być traktowane zamiennie, ponieważ tylko faktura VAT jest uznawana przez przepisy za formalny dokument sprzedaży.
Jak wyglądać faktura pro forma i jakie elementy powinna zawierać?
Choć przepisy nie określają jej ścisłego wzoru, dokument powinien zawierać podstawowe dane identyfikujące strony transakcji.
Najczęściej na proformie znajdują się:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numer NIP,
- data wystawienia dokumentu,
- nazwa towaru lub usługi,
- cena jednostkowa i wartość zamówienia,
- termin płatności,
- wyraźne oznaczenie „PRO FORMA”.
Tak przygotowany dokument handlowy pozwala kontrahentowi łatwo zweryfikować warunki współpracy. Dodatkowo pro forma umożliwia przekazanie klientowi informacji o przewidywanej kwocie należności.
Kiedy warto wystawić dokument pro forma przed sprzedażą?
Taki dokument wystawia się jeszcze przed realizacją zamówienia. Szczególnie często dzieje się tak przy sprzedaży internetowej, zamówieniach indywidualnych oraz większych kontraktach.
Przedsiębiorca może przesłać klientowi proforma przed wysyłką produktu, aby ten mógł opłacić zamówienie z góry. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko związane z brakiem płatności i poprawia płynność finansową firmy. Często dokument wskazuje kwotę do zapłaty za przyszłą transakcję lub usługę. Dzięki temu zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają jasność co do warunków dokonania transakcji.
Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Pro forma nie jest dokumentem księgowym, czyli nie można jej księgować tak jak standardowej faktury sprzedażowej. Nie stanowi dowodu księgowego i nie trafia do ewidencji księgowej przedsiębiorcy. Nie jest też dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT. Nie ujmuje się jej także w księdze przychodów i rozchodów ani w innych rejestrach przychodów i rozchodów. Taka faktura nie powoduje powstania przychodu i nie wpływa na ewidencję przedsiębiorstwa.
Jak przebiega wystawienie faktury pro forma w praktyce?
Wystawienie faktury pro forma jest bardzo podobne do przygotowania zwykłej faktury sprzedażowej. Większość programów do fakturowania ma specjalną funkcję pozwalającą szybko wygenerować taki dokument.
Podczas wystawiania należy podać dane stron, opisać towar lub wykonanie usługi, określić wartość zamówienia oraz termin płatności. Najistotniejsze jest odpowiednie oznaczenie dokumentu jako „pro forma”.
Co dzieje się po opłaceniu proformy?
Po otrzymaniu środków od klienta pojawia się pytanie o dalsze działania. Finansowaniu faktur proforma zazwyczaj towarzyszy realizacja zamówienia oraz przygotowanie właściwego dokumentu sprzedaży.
Jeżeli klient dokonał wpłaty stanowiącej zaliczkę, przedsiębiorca może wystawić fakturę zaliczkową. W wielu przypadkach konieczne będzie również wystawienie końcowego dokumentu rozliczeniowego po pełnym wykonaniu świadczenia. Po otrzymaniu zapłaty oraz realizacji zamówienia należy wystawić fakturę zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zależności od sytuacji może to być faktura VAT lub dokument zaliczkowy.
Faktura VAT – najważniejsze różnice względem proformy
Najważniejsze różnice między dokumentami dotyczą przede wszystkim skutków księgowych i podatkowych. W przypadku faktury VAT przedsiębiorca ma obowiązek uwzględnić dokument w odpowiednich rejestrach.
Faktura VAT stanowi dokument potwierdzający sprzedaż i może być podstawą do odliczeń podatkowych przez nabywcę. Dokument wpływa na rozliczenia przedsiębiorstwa oraz wykazanie należnego podatku.
Czy pro forma a VAT wpływają na rozliczenia podatkowe?
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy pro forma a VAT mają znaczenie dla fiskusa. Odpowiedź jest jednoznaczna – sama proforma nie wpływa na rozliczenia podatkowe.
Zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów taki dokument nie powoduje obowiązku zapłaty podatku i nie stanowi podstawy do księgowania operacji gospodarczych. Nie dochodzi również do powstania obowiązku podatkowego wyłącznie wskutek jego wystawienia.
Dopiero wystawienie faktury VAT albo otrzymanie zapłaty w określonych przypadkach może rodzić skutki podatkowe. Wtedy pojawia się konieczność wykazania podatku VAT oraz należnego podatku zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Jakie funkcje pełni faktura proforma w nowoczesnym biznesie?
Proforma ułatwia komunikację między stronami i pozwala precyzyjnie określić warunki współpracy jeszcze przed realizacją zamówienia. Faktura pro forma to dokument wykorzystywany jako oferta handlowa, wezwanie do zapłaty czy potwierdzenie warunków sprzedaży. Sprzedawca może dzięki niemu przekazać klientowi szczegółowe informacje dotyczące planowanej transakcji.
Podsumowanie
Faktura proforma jest dokumentem wykorzystywanym przed finalizacją sprzedaży i otrzymaniem płatności od klienta. Choć zawiera wiele elementów podobnych do faktury VAT, nie stanowi dokumentu księgowego i nie wywołuje skutków podatkowych. Jej głównym zadaniem jest przedstawienie warunków transakcji oraz ułatwienie rozliczeń między stronami. Po otrzymaniu zapłaty przedsiębiorca powinien wystawić właściwą fakturę zgodnie z obowiązującymi przepisami.