Dla mikroprzedsiębiorstw kluczowe jest to, aby faktury pobrane z KSeF zgadzały się z fakturami ujętymi w ewidencji sprzedaży i zakupu VAT. W praktyce chodzi o zachowanie pełnej zgodności między danymi w systemie państwowym a własną księgowością.
Faktury wystawione lub otrzymane w KSeF automatycznie uznaje się za wystawione/otrzymane w dacie nadania im numeru KSeF — ta data jest kluczowa przy rozliczaniu VAT.
Mikroprzedsiębiorcy, którzy korzystają z integracji (np. przez program do faktur z KSeF), mogą przenosić faktury z KSeF bezpośrednio do ewidencji VAT, co eliminuje ryzyko rozbieżności. Natomiast przy ręcznym pobieraniu faktur z KSeF należy porównać numer KSeF, kwotę brutto i NIP kontrahenta z wpisami w rejestrze VAT i JPK_V7 — w razie różnic fakturę trzeba zaksięgować ponownie lub skorygować.
Ministerstwo wskazuje także, że od 2027 r. obowiązkowe będzie podawanie numeru KSeF w tytule przelewu, co ułatwi automatyczne dopasowanie płatności do ewidencjonowanych faktur.
Podsumowując, dla mikroprzedsiębiorcy zgodność faktur pobranych z KSeF z ewidencjonowanymi oznacza regularne pobieranie faktur z KSeF (lub automatyczne przez program zintegrowany z KSeF – np. Faktura.pl), sprawdzenie numerów KSeF i danych kontrahenta z ewidencją VAT, korektę ewidencji, jeśli faktura została pominięta lub błędnie zaksięgowana.
