Wbrew powszechnemu przekonaniu, KSeF nie jest repozytorium plików (jak PDF czy skany), lecz centralną bazą danych fakturowych. Wszystkie informacje są w nim zapisane w standaryzowanym formacie XML, co zapewnia ich pełną czytelność dla systemów informatycznych.
- Pełny zakres danych transakcyjnych
W systemie zapisywane są wszystkie elementy faktury ustrukturyzowanej, zarówno te obowiązkowe, jak i opcjonalne:
- Strony transakcji: Pełne dane identyfikacyjne wystawcy i nabywcy (NIP, nazwa firmy/imię i nazwisko, adres).
- Przedmiot sprzedaży: Nazwy towarów lub usług, ich ilości, ceny jednostkowe, stawki VAT.
- Informacje uzupełniające: Daty sprzedaży, terminy i formy płatności.
- Metadane i unikalna identyfikacja
Poza samą treścią faktury, system generuje i przechowuje dane techniczne, które nadają dokumentowi moc prawną, m.in. numer identyfikacyjny KSeF, czyli unikalny kod nadawany automatycznie, potwierdzający wpływ faktury do KSeF.
- Archiwizacja i dostępność
Wszystkie dane zgromadzone w systemie są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona.
Warto pamiętać, że KSeF nie przechowuje obrazów faktur. Każda wizualizacja (np. wydruk do PDF) jest jedynie graficznym przedstawieniem danych pobranych z pliku XML, gdyż system archiwizuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane.
