Co dokładnie dla Ciebie się zmieni od kwietnia 2026?
Jednym z takich punktów jest wystawianie faktur sprzedaży. Od kwietnia faktura sprzedaży, poza pewnymi wyjątkami, musi być:
- wystawiona w formacie ustrukturyzowanym (XML),
- wysłana do KSeF.
Momentem wystawienia faktury jest jej przyjęcie przez KSeF, a nie samo zapisanie w programie. Może to mieć wpływ na terminy rozliczeń. Warto również wspomnieć, że jeżeli masz obowiązek wystawiać faktury w KSeF to faktury wystawione w Excelu lub Wordzie od kwietnia będą nieważne.
Kolejnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę to przekazywanie faktur klientom. W przypadku, gdy odbiorcą faktury jest kontrahent krajowy nie jest już konieczna wysyłka takich faktur e-mailem. Klient pobiera fakturę samodzielnie z KSeF albo jego program do faktur robi to za niego.
Poniżej lista dokumentów, które NIE są objęte KSeF:
- faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł) – do końca 2026 r.,
- faktury sprzedaży wystawione dla konsumentów (B2C),
- paragony i raporty fiskalne,
- faktury VAT OSS,
- faktur yproforma.
Jakie masz obowiązki techniczne?
Podczas wystawiania faktur podlegających wysyłce do KSeF należy przede wszystkim korzystać z programu do faktur zintegrowanego z KSeF lub z aplikacji Ministerstwa Finansów.
Checklista: Co powinieneś zrobić już teraz?
- sprawdzić, czy Twój program do wystawiania faktur obsługuje wysyłkę i odbiór faktur z KSeF,
- ustalić z biurem rachunkowym, kto odbiera faktury z KSeF oraz jak będzie wyglądać obieg dokumentów po wejściu KSeF,
- przetestować KSeF zanim stanie się obowiązkowy.
