Nie wszystkie dokumenty, które potocznie nazywamy „fakturami”, trafiają do KSeF.
Zgodnie z ustawą o VAT i oficjalnymi wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów KSeF obsługuje tylko faktury ustrukturyzowane, czyli wystawione w określonym formacie elektronicznym (XML) i przesłane do systemu.
Rodzaje faktur obsługiwanych w KSeF
| Rodzaj faktury | Czy obsługiwana w KSeF? | Uwagi |
| Faktura sprzedaży (VAT) | Tak | Podstawowy dokument w systemie. Nadawany jest mu numer KSeF. |
| Faktura zaliczkowa | Tak | Wystawiana, gdy przedsiębiorca otrzymał zaliczkę przed dostawą lub usługą. |
| Faktura końcowa | Tak | Po rozliczeniu wszystkich zaliczek. |
| Faktura korygująca („in minus”, „in plus”) | Tak | KSeF obsługuje korekty — system automatycznie nadaje im numer i datę doręczenia. |
| Faktura zbiorcza | Tak | Może obejmować wiele transakcji z jednego okresu. |
| Faktura uproszczona (paragon z NIP do 450 zł) | Tymczasowo nie | Do końca 2026 r. jest wyłączona z KSeF. Od 2027 r. będzie objęta obowiązkiem. |
| Faktura wystawiana przez kasę fiskalną online | ️ Tymczasowo nie | Do końca 2026 r. można je wystawiać poza KSeF. Od 2027 r. trafią do systemu. |
| Faktura VAT RR (dla rolników ryczałtowych) | Dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 r. | Będzie możliwa w KSeF, jeśli rolnik ryczałtowy złoży oświadczenie w systemie. |
| Faktura B2G (dla administracji publicznej) | Tak | Już obecnie objęta KSeF – wszystkie faktury do instytucji publicznych muszą przechodzić przez system. |
| Faktura B2C (dla konsumenta prywatnego) | Dobrowolnie | Można wystawiać w KSeF, ale nie ma obowiązku — konsument nie ma dostępu do systemu. |
| Faktura eksportowa (dla kontrahenta zagranicznego) | Tak (jeśli wystawca ma siedzibę w PL) | Wysyłana do KSeF, a kontrahent zagraniczny otrzymuje ją np. w PDF z kodem QR. |
Dokumenty, które nie są fakturami KSeF:
- Proforma – nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie przechodzi przez KSeF,
- Paragon fiskalny – pozostaje w systemie kas fiskalnych,
- Rachunek (np. dla osób prywatnych nieprowadzących działalności) – nie podlega KSeF,
- Dokumenty magazynowe (WZ, PZ) – nie są elementem KSeF,
- Zamówienia, protokoły odbioru, umowy – nadal wysyłane poza systemem.
