Krajowy System e-Faktur działa jako centralna platforma do wymiany faktur między firmami. Faktury można wystawiać przez oficjalną platformę KSeF lub przez komercyjną aplikację do wystawiania faktur zintegrowaną z KSeF.
Po wystawieniu faktury w systemie, trafia ona bezpośrednio do kontrahenta poprzez KSeF. System nadaje fakturze numer identyfikujący i przechowuje ją przez 10 lat.
Gdy korzystamy z własnego programu do faktur, KSeF w praktyce działa w następujący sposób:
- Wystawienie faktury ustrukturyzowanej
Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie do faktur, ale nie zapisuje jej jako PDF, czy nie drukuje, jak obecnie. Zamiast tego w momencie zapisania faktury system automacznie generuje plik XML – to tzw. faktura ustrukturyzowana, która zawiera dane zgodne z wymaganym schematem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Taki plik zawiera dane o sprzedawcy, nabywcy, pozycjach faktury, kwotach netto/brutto, VAT, terminach płatności itd.
2. Wysłanie faktury do KSeF
Po wystawieniu faktury użytkownik jednym kliknięciem wysyła ją do KSeF. Plik XML od razu jest widoczny u kontrahenta na jego koncie KSeF. Program do faktur łączy się z systemem KSeF przez API i wysyła fakturę.
3. Nadanie numeru i walidacja przez KSeF
System KSeF:
- sprawdza poprawność faktury technicznie i merytorycznie (czy zawiera wymagane dane, czy jest zgodna ze schematem),
- nadaje unikalny numer identyfikacyjny KSeF – to oficjalny numer, który potwierdza, że faktura została przyjęta do systemu,
- zapisuje fakturę w swojej bazie danych i przechowuje ją przez 10 lat – nie trzeba jej drukować ani archiwizować u siebie.
4. Dostarczenie faktury do kontrahenta
Odbiorca ma swój profil w KSeF i samodzielnie odbiera faktury z systemu – przez swój program księgowy, aplikację lub bezpośrednio przez stronę Ministerstwa Finansów.