Dostęp do KSeF zawsze wymaga uwierzytelnienia elektronicznego. Nie ma możliwości „logowania się przez urząd skarbowy” w sensie klasycznym (offline).
Sposób uzyskania dostępu do KSeF zależy od formy działalności.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
W przypadku JDG właściciel loguje się do KSeF bezpośrednio jako osoba fizyczna.
JDG może zalogować się do KSeF za pomocą:
- Profilu Zaufanego (np. przez bankowość elektroniczną lub login.gov.pl),
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Po zalogowaniu właściciel JDG:
- automatycznie uzyskuje pełny dostęp do KSeF,
- może nadawać uprawnienia innym osobom (np. księgowej),
- może korzystać z KSeF przez:
- Aplikację Podatnika KSeF,
- program do faktur zintegrowany z API (np. Faktura.pl).
Spółka (np. sp. z o.o., S.A., spółki osobowe)
W przypadku spółek dostęp do KSeF dotyczy podmiotu, a nie osoby fizycznej. Dlatego sposób logowania wygląda inaczej niż przy JDG.
Opcja 1: spółka ma podpis lub pieczęć kwalifikowaną
Jeżeli spółka posiada kwalifikowany podpis elektroniczny osoby uprawnionej do reprezentacji lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną spółki (zawierającą NIP) to możliwe jest:
- bezpośrednie zalogowanie się do KSeF,
- automatyczne nadanie roli właściciela KSeF,
- dalsze zarządzanie uprawnieniami w systemie.
To najprostsza i najszybsza ścieżka dla spółek.
Opcja 2: spółka nie ma podpisu ani pieczęci → ZAW-FA
Jeżeli spółka nie posiada podpisu kwalifikowanego ani pieczęci, konieczne jest: złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego oraz wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do działania w KSeF w imieniu spółki.
Ważne!
ZAW-FA nie jest sposobem logowania, to tylko formalny mechanizm nadania uprawnień.
Po złożeniu ZAW-FA wskazana osoba i tak loguje się elektronicznie (Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym), uzyskuje dostęp do KSeF w imieniu spółki, może nadawać kolejne uprawnienia (np. księgowości).
