W fakturze wskazujesz nabywcę (podmiot, który faktycznie kupuje i rozlicza VAT – z NIP), dodatkowo możesz wskazać odbiorcę (np. inny oddział, magazyn, spółkę powiązaną) jako osobny podmiot na fakturze. KSeF pozwala na wskazanie dodatkowych uczestników transakcji, wówczas każdy z nich ma dostęp do faktury w KSeF.

Faktura w KSeF „trafia” formalnie do nabywcy (po NIP), ale odbiorca również może być wskazany informacyjnie lub jako dodatkowy odbiorca. W systemach takich jak Faktura.pl zrobisz to bardzo prosto – masz osobne pola „nabywca” i „odbiorca”, a system zadba o poprawną strukturę zgodną z KSeF.

Artykuł Jak wystawić fakturę gdy nabywcą jest inny podmiot i odbiorcą jest inny podmiot? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Infolinia jest dostępna telefonicznie (w ramach Krajowej Informacji Skarbowej). Konsultanci odpowiadają na pytania dotyczące obsługi systemu, przepisów i problemów technicznych, a ich wsparcie ma charakter informacyjny. 

Infolinia jest dobrym pierwszym krokiem, ale przy bardziej złożonych kwestiach (np. integracja systemu, poprawność danych) najlepiej korzystać z narzędzi takich jak Faktura.pl, gdzie wiele rzeczy – np. walidacja faktury czy wysyłka do KSeF jest zautomatyzowana i mniej podatna na błędy. 

Artykuł Jak działa infolinia KSeF i w jakich sprawach można uzyskać pomoc? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

W przypadku sprzedaży poniżej 10 tys. zł miesięcznie do końca 2026 r. przedsiębiorców nie obowiązuje faktura KSeF natomiast warto doprecyzować, że preferencja ta nie zwalnia z odbierania faktur zakupu poprzez KSeF. Oznacza to, że należy mieć bieżący dostęp do systemu KSeF, aby odbierać faktury za telefon, paliwo czy towar. 

Mikroprzedsiębiorcy powinni szczególnie zadbać o prostotę narzędzia – zamiast ręcznie obsługiwać system MF, lepiej korzystać z programów takich jak Faktura.pl, które upraszczają cały proces i minimalizują ryzyko błędów. 

Artykuł Czy KSeF obejmuje także mikroprzedsiębiorców? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Artykuł Na czym polega wizualizacja faktury w KSeF? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Do KSeF logujesz się samodzielnie przez internet przy pomocy aplikacji mObywatel, profilu zaufanego, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.

Jeśli nie posiadasz profilu zaufanego Urząd Skarbowy może pomóc w jego założeniu i potwierdzeniu, natomiast sam KSeF nie jest systemem, do którego zakłada się konto papierowo w okienku. Dostęp aktywuje się elektronicznie po zalogowaniu jedną z wyżej wymienionych metod, a w przypadku spółek dodatkowo po złożeniu formularza ZAW-FA.

Jak w praktyce uzyskać dostęp do KSeF?

W celu uzyskania dostępu należy zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur. W tym miejscu można nadać uprawnienia (np. dla biura rachunkowego), wygenerować token lub certyfikat. Jednak najwygodniejsza metoda to skorzystanie z komercyjnego systemu i połączenie się z KSeF bezpośrednio w programie do wystawiania faktur (np. Faktura.pl), gdzie dokonujesz jednorazowego połączenia z KSeF za pomocą profilu zaufanego bez konieczności logowania się do KSeF. Później faktury wysyłają się już z systemu automatycznie.

Podsumowując:

• Rejestracja w KSeF odbywa się elektronicznie po zalogowaniu za pomocą jednej z dostępnych metod.
• W Urzędzie Skarbowym można jedynie pomocniczo potwierdzić tożsamość i profil zaufany oraz złożyć formularz ZAW-FA, jeśli jest wymagany.

Artykuł Czy do KSeF można zarejestrować się osobiście w Urzędzie Skarbowym, czy tylko elektronicznie? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Jak księgowa odbiera faktury w Faktura.pl?

W Faktura.pl księgowa nie loguje się na Twoje konto Twoim loginem i hasłem.
Zamiast tego może pobierać faktury z KSeF bezpośrednio w Faktura.pl, jeśli nadasz jej do tego uprawnienia.

Co to oznacza w praktyce? Ty masz konto właściciela, a księgowa ma swój własny dostęp. Dzięki temu system dokładnie wie, kto się logował, kto pobierał faktury, kto je przeglądał lub eksportował.

Jakie wygląda współpraca z księgową?

Ty jako właściciel logujesz się od KSeF i nadajesz uprawnienia dla Twojej księgowej. Twoja księgowa integruje się z KSeF w systemie Faktura.pl i dzięki temu może pobierać faktury z KSeF z Twojej działalności. 

Artykuł Czy muszę dać moje dane do logowania księgowej, żeby mogła ściągnąć faktury KSeF pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Schemat wygląda tak: 

KSeF (MF)  ⇄  Faktura.pl  ⇄  Księgowa 

Faktura.pl pobiera faktury z KSeF, a księgowa widzi je w systemie i nie musi ściągać ich „ręcznie” z portalu MF

Artykuł Skąd księgowa pobiera faktury? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Artykuł Czy pracownik / księgowa musi mieć konto w KSeF? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

• pobranie pliku i podpisanie profilem zaufanym – bezpośrednio w systemie, 

• wgranie certyfikatu uprzednio wygenerowanego w KSeF, 

• wgranie tokenu uprzednio wygenerowanego w KSeF. 

Po połączeniu z KSeF Faktura.pl działa jako „pośrednik techniczny” KSeF. Nie musisz się logować do KSeF, w Faktura.pl wystawisz i odbierzesz faktury ustrukturyzowane. 

Artykuł Czy korzystając z Faktura.pl muszę nadawać uprawnienia w KSeF i pobierać certyfikat? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.

Jednym z takich punktów jest wystawianie faktur sprzedaży. Od kwietnia faktura sprzedaży, poza pewnymi wyjątkami, musi być: 

• wystawiona w formacie ustrukturyzowanym (XML), 

• wysłana do KSeF. 

Momentem wystawienia faktury jest jej przyjęcie przez KSeF, a nie samo zapisanie w programie. Może to mieć wpływ na terminy rozliczeń. Warto również wspomnieć, że jeżeli masz obowiązek wystawiać faktury w KSeF to faktury wystawione w Excelu lub Wordzie od kwietnia będą nieważne. 

Kolejnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę to przekazywanie faktur klientom. W przypadku, gdy odbiorcą faktury jest kontrahent krajowy nie jest już konieczna wysyłka takich faktur e-mailem. Klient pobiera fakturę samodzielnie z KSeF albo jego program do faktur robi to za niego. 

Poniżej lista dokumentów, które NIE są objęte KSeF: 

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł) – do końca 2026 r., 

• faktury sprzedaży wystawione dla konsumentów (B2C), 

• paragony i raporty fiskalne, 

• faktury VAT OSS, 

• faktur yproforma.  

Jakie masz obowiązki techniczne? 

Podczas wystawiania faktur podlegających wysyłce do KSeF należy przede wszystkim korzystać z programu do faktur zintegrowanego z KSeF lub z aplikacji Ministerstwa Finansów. 

Checklista: Co powinieneś zrobić już teraz? 

• sprawdzić, czy Twój program do wystawiania faktur obsługuje wysyłkę i odbiór faktur z KSeF, 

• ustalić z biurem rachunkowym, kto odbiera faktury z  KSeF oraz jak będzie wyglądać obieg dokumentów po wejściu KSeF, 

• przetestować KSeF zanim stanie się obowiązkowy. 

Artykuł Od kwietnia 2026 będzie obowiązywać mnie KSeF. Co to dla mnie oznacza jako przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą – płatnika VAT? pochodzi z serwisu Pieniądze dla firm.