Do KSeF zawsze loguje się osoba fizyczna, a nie sama spółka.
Profil Zaufany zawsze identyfikuje osobę fizyczną (PESEL). Nigdy nie identyfikuje spółki z o.o. jako bytu prawnego.
Dlatego nie da się „zarejestrować spółki” profilem zaufanym, jeśli wcześniej nie została ona powiązana z konkretną osobą.
Jak to powinno wyglądać w przypadku spółki z o.o.?
Logowanie odbywa się na osobę fizyczną. Do KSeF loguje się:
- członek zarządu,
- prokurent,
- albo pełnomocnik
zawsze jako osoba fizyczna (Profil Zaufany / podpis kwalifikowany).
Logowanie do KSeF zawsze odbywa się przez osobę fizyczną, nigdy bezpośrednio przez spółkę. Do systemu loguje się:
- członek zarządu,
- prokurent,
- albo pełnomocnik,
zawsze jako osoba fizyczna (Profil Zaufany, e-Dowód lub podpis kwalifikowany).
Po zalogowaniu osoba ta działa w imieniu spółki, wskazując jej NIP. Dostęp do KSeF spółki jest możliwy, jeżeli:
- osoba jest uprawniona z mocy prawa (np. członek zarządu ujawniony w KRS), albo
- posiada nadane pełnomocnictwo (np. ZAW-FA).
Najczęstsze powody problemów z rejestracją lub dostępem:
- osoba logująca nie jest ujawniona w KRS jako członek zarządu / prokurent,
- brak pełnomocnictwa ZAW-FA,
- próba „logowania spółki” zamiast osoby fizycznej,
- błędne oczekiwanie, że Profil Zaufany „potwierdzi NIP spółki”.
Poprawna procedura rejestracji Sp. z o.o.
Wariant A: członek zarządu / prokurent
- Logujesz się do KSeF jako osoba fizyczna (Profil Zaufany / podpis kwalifikowany).
- Jako osoba uprawniona z mocy prawa działasz w imieniu spółki (NIP sp. z o.o.).
- Uzyskujesz dostęp do KSeF spółki.
Wariant B: jesteś księgową / biurem / innym podmiotem zewnętrznym
- Członek zarządu loguje się do KSeF
- Nadaje Ci uprawnienia w KSeF lub składa pełnomocnictwo ZAW-FA do urzędu skarbowego
- Od tego momentu podmiot zewnętrzny może działać w KSeF w imieniu spółki.
Podsumowując:
- Nie istnieje rejestracja KSeF „na NIP spółki” bez osoby fizycznej
- Każdy dostęp w KSeF ma swojego „człowieka” na wejściu
