Choć KSeF w pierwszej chwili kojarzy się głównie z obowiązkiem, to w praktyce może przynieść realne, wymierne korzyści finansowe dla przedsiębiorcy. Nie chodzi tylko o „uniknięcie kar”, ale też o oszczędności, przyspieszenie zwrotu VAT i mniejsze koszty administracyjne.
Najważniejsze korzyści finansowe z korzystania z KSeF
- Szybszy zwrot VAT — w 40 dni zamiast 60
To najbardziej znana zachęta wprowadzona przez Ministerstwo Finansów.
Szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60.
Warunki:
- dotyczy przedsiębiorców, którzy wystawiają wszystkie faktury przez KSeF,
- nie mają zaległości podatkowych,
- oraz posiadają konto zgłoszone na białą listę podatników.
Efekt finansowy:
Jeśli co wnioskujesz o zwrot np. 50 000 zł VAT, otrzymasz go 20 dni wcześniej, co oznacza realny zastrzyk gotówki i lepszą płynność.
- Niższe koszty biurowe i obsługi księgowej
Korzystanie z KSeF eliminuje konieczność:
- drukowania faktur,
- przechowywania papierowych kopii przez 5 lat,
- przesyłania faktur e-mailem lub pocztą,
- ręcznego wprowadzania faktur do systemu księgowego.
Efekt:
Mniejsze wydatki na papier, drukarki, archiwizację i mniej czasu pracy księgowości.
- Mniej błędów i korekt – mniejsze ryzyko strat
System automatycznie weryfikuje poprawność pliku XML i autoryzację osoby wystawiającej fakturę. Błędy, które wcześniej mogły skutkować korektami, karami lub utratą kontraktu, są wykrywane od razu.
Efekt finansowy:
Mniej korekt, mniej strat na czasie i reputacji, mniej ryzyka kar za błędy w fakturach.
- Oszczędność czasu (czyli pieniędzy)
Dzięki automatyzacji (np. integracji programu do faktur z KSeF):
- faktury wystawia się szybciej,
- księgowość automatycznie importuje dane,
- nie trzeba ręcznie przesyłać dokumentów do biura rachunkowego.
Efekt:
Więcej czasu na działalność operacyjną, a mniej na papierologię.
- Brak kosztów przechowywania faktur
KSeF przechowuje faktury bezpłatnie przez 10 lat, co oznacza:
- brak opłat za serwery,
- brak kosztów archiwizacji zewnętrznej,
- dostęp do faktur o każdej porze, bez ryzyka utraty danych.
- Zwiększona wiarygodność wobec kontrahentów i banków
Faktury w KSeF mają status dokumentów oficjalnych, nadanych przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu banki i instytucje finansowe mogą:
- szybciej weryfikować faktury przy wnioskach kredytowych lub leasingowych,
- chętniej udzielać finansowania pod faktury z KSeF (faktoring, kredyt obrotowy).
Podsumowanie: finansowe plusy KSeF
| Korzyść | Efekt finansowy |
| Szybszy zwrot VAT | odzysk gotówki w 40 dni |
| Brak druku i archiwizacji | niższe koszty biurowe |
| Automatyzacja i mniej błędów | oszczędność czasu i unikanie kar |
| Bezpłatne przechowywanie faktur | brak opłat za archiwum |
| Większe zaufanie kontrahentów i banków | łatwiejszy dostęp do finansowania |
