KSeF ma docelowo całkowicie zastąpić papierowe i tradycyjne faktury elektroniczne (np. PDF). Nie stanie się to jednak „z dnia na dzień” — proces jest etapowy i zakończy się dopiero z początkiem 2027 roku, kiedy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców bez wyjątku.
Jak to wygląda w praktyce:
| Okres | Status papierowych / PDF faktur | Co obowiązuje |
| 1 stycznia 2022 r. – 31 stycznia 2026 r. | Nadal można wystawiać papierowe i elektroniczne faktury | KSeF działa dobrowolnie |
| 1 lutego 2026 r. | Obowiązek KSeF dla dużych firm (sprzedaż >200 mln zł w 2024 r.) | Duże firmy tylko przez KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | ️Obowiązek KSeF dla pozostałych przedsiębiorców | Większość firm już bez papierowych faktur |
| Do 31 grudnia 2026 r. | ️Okres przejściowy – mikrofirmy z obrotem do 10 000 zł/mies. mogą wystawiać faktury poza KSeF | Ostatni etap przygotowań |
| Od 1 stycznia 2027 r. | Papierowe i „zwykłe” e-faktury (PDF, e-mail) przestaną być fakturami w rozumieniu ustawy o VAT | Obowiązkowo tylko KSeF |
